I. Allgemeines
Der Schutz Deiner persönlichen Daten ist für den NFON Konzern von höchster Bedeutung. Wir handeln gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften, um Deine im Bewerbungsprozess erhobenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung und informiert Dich über den Umgang mit Deinen Daten im Bewerbungsverfahren.

II. Verantwortliche/r
Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Deiner Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist die

NFON AG
Zielstattstraße 36
81379 München,

vertreten durch den/die Leiter/in der Personalabteilung, gemeinsam mit dem in der Stellenanzeige genannten Unternehmen. Eine Übersicht aller NFON-Konzernunternehmen sowie deren jeweiligen lokalen Zuständigkeiten findest Du unter Ziffer VII.
Wenn Du Dich bei NFON AG bewirbst, ist NFON AG ausschließlich für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Du kannst Dich an unsere Datenschutzbeauftragte, Claudia Standke, wenden – entweder per Post an die oben genannte Adresse, zu Händen der Datenschutzbeauftragten, oder per E-Mail an: datenschutz@nfon.com.

III. Datenverarbeitungen
1. Kontaktaufnahme
Du hast die Möglichkeit, auf mehreren Wegen mit uns in Kontakt zu treten: per E-Mail, Telefon, sozialen Plattformen oder Post. Wenn Du mit uns Kontakt aufnimmst, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Du uns in diesem Rahmen freiwillig zur Verfügung stellst, allein zu dem Zweck, um mit Dir in Kontakt zu treten und Deine Anfrage zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen deiner konkreten Bewerbung ist das vorvertragliche Arbeitsverhältnis gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Für Anfragen, die allgemeiner Natur sind und nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis stehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Deine Anfrage schnell und effizient zu beantworten.

2. Bewerbungsverfahren
Wenn Du Dich bei uns bewirbst – unabhängig davon, ob über unsere Karriereseite, per E-Mail, per Post oder über einen Personalvermittler – verarbeiten wir die für die Registrierung und Bearbeitung Deiner Bewerbung erforderlichen Daten. Diese umfassen:

- Vorname, Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Anschrift
- Telefonnummer
- Bewerbungsbezogene Informationen, wie: Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, ggf. - Details zu Deinem bisherigen Werdegang sowie Angaben zu weiteren Qualifikationen, die in den Unterlagen enthalten sein könnten
- Ggf. Bewerbungsfoto
- Angaben zur Gehaltsvorstellung
- Informationen zu Deiner Verfügbarkeit
- Weitere Informationen, die in den von Dir übermittelten Bewerbungsunterlagen enthalten sind

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen des Bewerberverfahrens gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. nationalen Datenschutzgesetzen.
Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO in Deinen Bewerbungsunterlagen enthalten sind oder diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig mitgeteilt werden (z. B. Gesundheitsdaten, Schwerbehinderteneigenschaft, ethnische Herkunft), verarbeiten wir diese zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 a) und c) DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO.

3. Durchführung von Bewerbungsinterviews
Für digitale Bewerbungsinterviews nutzen wir die Plattform Microsoft Teams, betrieben von Microsoft Corporation One Microsoft Place, South County Business Park, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland („Microsoft Teams“), oder führen Gespräche telefonisch durch.
Bei Bewerbungsinterviews über Microsoft Teams stellen wir Dir vorab einen Link zur Verfügung, mit dem Du an der Videokonferenz teilnehmen kannst. Im Rahmen des Interviews können je nach Gesprächsführung personenbezogene Daten verarbeitet werden, darunter Name, E-Mail-Adresse, technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) sowie Bild- und Tonaufnahmen, falls Du die Kamera oder das Mikrofon aktivierst. Bitte beachte, dass Microsoft Teams als eigenständiger Verantwortlicher agiert. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft Teams findest Du in den Datenschutzhinweisen von Microsoft.
Bei telefonischen Interviews verarbeiten wir Deine Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer), um das Gespräch durchführen zu können.
Die von Dir bereitgestellten Daten verwenden wir ausschließlich zum Zweck der Planung, Durchführung und Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs sowie für die Dauer des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

4. Einsatz des Analyse-Tools Predictive Index®
Im Rahmen des Auswahlprozesses setzt NFON das Analyse-Tool Predictive Index® der Predictive Index LLC (USA) ein. Dieses Instrument unterstützt die strukturierte Beurteilung von Verhaltensmerkmalen und Motivationsfaktoren von Bewerbenden.
Im Auswahlverfahren erhalten Bewerber*innen einen individuellen Link zur Teilnahme am PI Behavioral Assessment. Die Durchführung dauert ca. 10 Minuten und beinhaltet eine Selbsteinschätzung hinsichtlich allgemeiner und arbeitsbezogener Verhaltensweisen. Auf Basis dieser Eingaben wird ein Persönlichkeitsprofil erstellt.
Ziel der Verarbeitung ist die Überprüfung der beruflichen Passung, um fundierte und nachhaltige Personalauswahlentscheidungen zu treffen, die langfristig einen positiven Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele haben, (Früh-)Fluktuation reduzieren sowie Motivation und Mitarbeiterbindung stärken.

Folgende Datenkategorien werden dabei verarbeitet:
• Personenstammdaten (z. B. Vorname, Nachname, Geschlecht)
• Kontaktinformationen (z. B. E-Mail-Adresse)
• Leistungs- und Verhaltensdaten (z. B. Informationen zu Fähigkeiten, beruflichem Verhalten, Motivationsmerkmalen)
• Statistikdaten bzw. organisatorische Einordnung (z. B. Angaben zum Fachbereich, zur Abteilung oder zum Standort)

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Deiner freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit durch die Analyse Rückschlüsse auf besonders schützenswerte Merkmale möglich sind, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Aus einer Nicht-Teilnahme entstehen dir zu keiner Zeit Nachteile im Bewerbungsverfahren.
Zugriff auf die Analyseergebnisse haben ausschließlich autorisierte Mitarbeitende der Personalabteilung Die Auswertung kann im Rahmen der Vorbereitung strukturierter Interviews mit der jeweils zuständigen Führungskraft als internem Empfänger besprochen oder zusammengefasst kommuniziert werden. Ein direkter Zugriff auf den vollständigen Report durch die Führungskraft erfolgt nicht.
Die Verarbeitung beinhaltet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Ergebnisse des Assessments dienen ausschließlich als zusätzliches Element bei der Beurteilung Deiner Bewerbung. Eine Bewertung erfolgt stets durch eine persönliche Einschätzung durch unsere HR-Verantwortlichen und lediglich betreffend die offene Position.
Die Daten werden innerhalb der Predictive Index-Plattform automatisiert nach 180 Tagen anonymisiert. Es erfolgt keine lokale Speicherung oder Weitergabe der Reports an Dritte.
Die Predictive Index LLC verarbeitet die Daten im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Predictive Index LLC ist unter dem DPF zertifiziert.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Predictive Index LLC findest Du unter:
• Services Privacy Policy
• Data Privacy Framework Policy

5. Nutzung Bewerbermanagement-Plattform "JOIN"
Zur Veröffentlichung unserer Stellenanzeigen und zur Entgegennahme sowie Erstverarbeitung eingehender Bewerbungen nutzen wir die Recruiting-Plattform JOIN (Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz). JOIN ermöglicht es uns, Bewerbungen strukturiert zu erfassen und vorzusortieren. Die über JOIN eingereichten Unterlagen werden im Anschluss manuell in unser Bewerbermanagementsystem Personio übertragen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung und Verwaltung von Bewerbungsverfahren über die Plattform JOIN basierend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DGSVO. Dabei werden insbesondere personenbezogene Stammdaten (wie Name, Anrede, Titel, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Inhalte der Bewerbungsunterlagen (wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate), Nachrichten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über JOIN versendet werden, sowie metadatenbezogene Informationen zum Ablauf des Bewerbungsprozesses verarbeitet (beispielsweise Dauer des Verfahrens oder Anzahl eingegangener Bewerbungen). JOIN handelt im Rahmen dieser Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde geschlossen, der die datenschutzkonforme Verarbeitung und die Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz Deiner Daten sicherstellt.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch JOIN findest Du in der Datenschutzerklärung von JOIN.

6. Candidate Experience Survey (SurveyMonkey)
Wir nutzen SurveyMonkey (SurveyMonkey Europe Unlimited Company, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, D02 R296, Irland) für unsere Candidate-Experience-Umfrage. Diese Umfrage dient der Verbesserung unserer Recruiting-Workflows, Tools und Zusammenarbeit basierend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Teilnahme ist freiwillig und ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO ist jederzeit möglich.

Für die Einladung verarbeiten wir {Name, E-Mail, Stelle/Prozessstatus}. In der Umfrage selbst fragen wir ohne direkte Identifikatoren nach Land, Stellentitel, Bewertungen (Skalen) und optionalem Freitext. Wir werten die Ergebnisse der Umfragen nur aggregiert aus.

Weitere Infos findest du in der Datenschutzerklärung von SurveyMonkey.

7. Aufnahme in den Talentpool
Zur Verwaltung unseres Talentpools und zur späteren Kontaktaufnahme bei passenden Vakanzen nutzen wir unser Bewerbermanagementsystem Personio (Personio SE & Co. KG Seidlstraße 3 80335 München) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO).
Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir verarbeiten hierfür die von dir bereitgestellten Bewerbungsunterlagen und grundlegende Kontaktdaten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) sind hierfür weder erforderlich noch gewünscht.
Die Daten sind ausschließlich für berechtigte Personen im People & Culture-Team sowie eingebundene Hiring Manager sichtbar und werden maximal 12 Monate gespeichert. Vor Ablauf dieser Frist fragen wir dich nach einer Verlängerung, oder wir löschen deine Daten für diesen Zweck, sobald du deine Einwilligung widerrufst. Ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich (z. B. per E-Mail an uns); die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt, unberührt.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Personio findest du in der Datenschutzerklärung von Personio.

8. Aufnahme Karriere-Newsletter
Für den Versand unseres optionalen Karriere-Newsletters setzen wir den E-Mail-Dienst Brevo ( Sendinblue GmbH Köpenicker Straße 126 10179 Berlin) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Wir verarbeiten deine E-Mail-Adresse sowie ggf. von dir angegebene Präferenzen basierend auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 7 UWG. Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren und protokollieren Anmelde-/Bestätigungszeitpunkt sowie die Erklärung der Einwilligung zum Nachweis.
In unseren Newslettern kann ein zählender Pixel enthalten sein, mit dem wir Öffnungen/Klicks für statistische Zwecke messen; auch hierfür stützen wir uns auf deine Einwilligung. Du kannst den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an uns abbestellen; in diesem Fall erhältst du keine weiteren Newsletter, und wir löschen bzw. sperren deine Kontaktdaten für diesen Zweck.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Brevo findest du in der Datenschutzerklärung von Brevo.

9. Weitere Datenverarbeitung
Im Falle einer Zusage übernehmen wir Deine Daten in den ordentlichen Personalverwaltungsprozess, in dem diese gemäß gesetzlichen Vorgaben vorgehalten und gespeichert werden.
Im Falle einer Absage werden Deine Daten in der Regel 180 Tage nach Absage gelöscht, es sei denn, Du stimmst der Aufnahme in den Bewerberpool gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO zu.
Bei einer Initiativbewerbung werden Deine Daten maximal sechs Monate gespeichert. Erfolgt nach dieser Frist keine Zusage oder keine weitere Aktivität von Deiner Seite, werden die angegebenen Daten automatisch gelöscht.

IV. Empfänger Deiner Daten
Wir übermitteln Deine Daten grundsätzlich nicht an Dritte, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet (z. B. auf Aufforderung durch Strafverfolgungsbehörden) oder es ist erforderlich, um unsere Bewerbungsprozesse durchzuführen.
Wir lassen unsere Karriereplattform von der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3
80335 München („Personio“) betreiben, die eine Software zur Bearbeitung und Verwaltung der Bewerbungsdaten bereitstellt. Personio verarbeitet die Daten allein und ausschließlich im Auftrag von uns.
Weitere Dienstleister (z. B. für HR-Management-Tools) oder Mitglieder des NFON-Konzerns können im Rahmen der Bewerbungsbeurteilung einbezogen werden.
Eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten in ein Drittland findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten an Drittländer erforderlich sein, erfolgen diese nur unter Einhaltung der DSGVO, z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln.

V. Speicherdauer und Löschung Deiner Daten
Deine Bewerbung wird 180 Tage nach Entscheidungsfindung aus dem Bewerbermanagementsystem gelöscht. Möchten wir Deine Bewerbung länger speichern, wirst du vorher per E-Mail um Deine Einwilligung gebeten.

VI. Deine Rechte
Du hast unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem steht Dir das Recht auf Widerruf und Widerspruch der Datenverarbeitung zu. Außerdem hast Du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Möchtest Du von einem dieser Rechte Gebrauch machen, wende Dich bitte schriftlich formlos an die aufgeführte Kontaktadresse. Wenn Du Dein Recht auf Widerspruch oder Widerruf ausüben möchtest, bleibt die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Datenverarbeitung rechtmäßig und unberührt.

VII. NFON-Konzerngesellschaften:

NFON AG Zielstattstraße 36 81379 München Deutschland	NFON ITALIA SRL Cso Magenta 82 Milano -20123 Italy
NFON GmbH Linzer Straße 55 3100 St. Pölten Österreich	NFON Polska Sp. z o.o. Ul. Przeskok 2 00-032 Warszawa Poland
NFON France 81 Rue Réaumur 75002 Paris France	NFON UK Ltd. The Atrium 1 Harefield Road Uxbridge UB8 1PH United Kingdom
NFON IBERIA SL Paseo de la Castellana 135, 7ª Planta (Madrid – 28046) Spain	botario GmbH Konsul-Smidt-Straße 8p 28217 Bremen Deutschland
NFON Developments, Unipessoal, Lda. R. Barata Salgueiro 37 5 Piso, 1250-044 Lisboa Portugal	NFON Hub sh.p.k St. Xhevdet Doda, Dukagjini Center, Floor II, No.7, 10000 Prishtine Kosovo

Manager Finance Transformation (all genders)

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